Handbuch der Verfahren einer Firma, was es dient, wie man es vorbereitet



Die Verfahrenshandbuch einer Firma Es ist ein schriftliches Dokument, das Schritt-für-Schritt-Anweisungen aufführt, wie eine Arbeitsaufgabe zu erledigen ist oder wie mit einer bestimmten Situation umzugehen ist, wenn sie am Arbeitsplatz auftritt. Es enthält die Best Practices des Unternehmens und die Beschreibungen der wichtigsten Geschäftsprozesse.

Dieses Handbuch enthält auch die Methoden und Standards für die Durchführung der Arbeiten. Durch die Erstellung des Verfahrenshandbuchs kann das Unternehmen auf Wachstum ausgerichtet werden, indem die Schulung vereinfacht und die Skalierbarkeit erleichtert wird.

Dieses Handbuch kann ein Ordner mit drei Ordnern, ein Ordner auf einem freigegebenen Netzwerklaufwerk oder eine automatisierte Version sein, die online veröffentlicht wird Software der Verwaltung von Verfahren. Jeder muss verstehen, woraus das Verfahrenshandbuch besteht und wo es zu finden ist, wenn es jemand braucht.

Das Verfassen eines Verfahrenshandbuchs erfordert, dass die Schritte in einem bestimmten Prozess klar verstanden werden. Wenn das Unternehmen wächst, werden neue Verfahren benötigt. Das Vorgehenshandbuch kann auch als eine Prozedurbibliothek betrachtet werden.

Das Handbuch enthält Beispiele für Verfahren, die als Modell für neue Betriebsverfahren verwendet werden können. Alle Mitarbeiter der Organisation müssen in den Richtlinien und Verfahren des Unternehmens geschult werden; Sie sollten immer sofort Zugang zu einem Verfahrenshandbuch haben.

Index

  • 1 Wozu dient es?
  • 2 Wie man es macht?
    • 2.1 Definieren Sie die zentralen Prozesse
    • 2.2 Schreiben Sie eine Einführung
    • 2.3 Erstellen Sie ein Flussdiagramm für jeden Prozess
    • 2.4 Liefern Sie das Verfahren an eine andere Person, um es zu lesen
    • 2.5 Erstellen Sie Checklisten und Formulare
    • 2.6 Integriere es in ein Verfahrenshandbuch
  • 3 Beispiele
  • 4 Referenzen

Wofür ist es?

Mit Hilfe eines gut geschriebenen Verfahrenshandbuchs kann ein Unternehmen die Ausbildung neuer Mitarbeiter effektiver gestalten.

Über das Training hinaus bietet ein Verfahrenshandbuch den derzeitigen Teammitgliedern eine Ressource, um die am wenigsten verwendeten Verfahren zu erlernen und sicherzustellen, dass sie mit der richtigen Formalität ausgeführt werden, wobei die Qualitätskontrolle beibehalten wird.

Mitarbeiter müssen verstehen, was von ihnen erwartet wird. Vorgesetzte benötigen ein Verfahrenshandbuch, um Geschäftsprozesse zu verwalten. Durch die Dokumentation der Standards wird kommuniziert, was für Wachstum, Qualität und Kundenzufriedenheit wichtig ist.

Durch die Richtlinien und Verfahren, die einen Funktionsbereich betreffen, können Mitarbeiter vor Ort effektive und zeitsparende Entscheidungen treffen.

Ein effektives Verfahrenshandbuch stellt geeignete Methoden für die abteilungsübergreifende Kommunikation bereit und ermöglicht es den Mitarbeitern, gemeinsam alltägliche Geschäftsprobleme zu lösen, ohne dass eine unnötige Überwachung erforderlich ist.

Das Ziel des Verfahrenshandbuchs sollte darin bestehen, verschiedene Inhalte so zu organisieren, dass sie sowohl die Kommunikationswege als auch die Kommunikationsmittel des Unternehmens widerspiegeln, die Dienstleistung erbringen oder das Produkt zu den niedrigsten Kosten und in der kürzest möglichen Zeit herstellen.

Es hat den zusätzlichen Vorteil, dass die Arbeitszufriedenheit und die Motivation der Mitarbeiter erhalten bleiben.

Wie man es macht?

Vor der Entwicklung eines Verfahrenshandbuchs ist es wichtig, den Unterschied zwischen Richtlinien, zentralen Prozessen und Verfahren zu verstehen.

- Politik ist eine Reihe von Grundprinzipien und zugehörigen Richtlinien, die von der Leitung einer Organisation formuliert und angewendet werden, um ihre Aktionen zur Verfolgung langfristiger Ziele zu lenken und zu begrenzen.

- Grundlegender Prozess ist die Abfolge voneinander abhängiger und verknüpfter Verfahren, die in jeder Phase eine oder mehrere Ressourcen (Arbeitszeit, Energie, Maschinen, Geld) verbrauchen, um die Eingaben in Produkte umzuwandeln. Diese Ergebnisse dienen als Eingaben für die nächste Stufe, bis ein bekanntes Ziel oder Endergebnis erreicht ist.

- Prozedur ist eine Abfolge von Aktivitäten oder ein festgelegtes Vorgehen, definiert durch Schritte (mit klar definierten Start- und Endpunkten), die in der gleichen Reihenfolge ausgeführt werden müssen, um eine Aufgabe korrekt zu spezifizieren.

Definieren Sie die zentralen Prozesse

Alle zentralen Prozesse, die das Unternehmen hat, müssen berücksichtigt werden. Sie definieren zunächst, welche Prozesse im Verfahrenshandbuch beschrieben und zugeordnet werden, und erstellen eine Zusammenfassung aller Vorgänge, die Sie einbeziehen möchten.

Obwohl es möglich ist, dass jeder Prozess nicht platziert wird, ist es wichtig, die grundlegendsten und wichtigsten festzulegen. Zum Beispiel könnte ein Restaurant die zentralen Prozesse definieren, wie ein bestimmtes Gericht zubereitet wird, aber genauso wichtig ist die Reinigung des Restaurants.

Es muss eine Liste der zentralen Prozesse erstellt werden, die abgedeckt werden müssen, damit sie nach dem Mapping in das Vorgehenshandbuch integriert werden können. Das Schema wird als Leitfaden dienen, um sicherzustellen, dass Sie keine der Aufgaben verlassen, wenn Sie mit dem Schreiben des Handbuchs beginnen.

Schreibe eine Einführung

Fügen Sie eine kurze Beschreibung dessen ein, was in dem Handbuch enthalten ist, das direkt an die Personen gerichtet ist, die das Handbuch benutzen werden, was Leser erwarten können, wenn sie das Handbuch benutzen und das Handbuch am besten lesen (dh "lesen Sie es von Anfang an Ende "oder" verwenden Sie es als Referenz, um nach Bedarf nach Prozeduren zu suchen ").

Erstellen Sie ein Ablaufdiagramm für jeden Prozess

Jeder Prozess wird durch die Schritte oder Aufgaben definiert, die zur Vervollständigung erforderlich sind. Wenn ein Schritt ausgelassen wird, kann dies bedeuten, dass ein Auftrag verloren oder verzögert wird oder ein defektes Endprodukt vorliegt. Das Erstellen eines Ablaufdiagramms definiert den Workflow.

Um ein Handbuch zu vervollständigen, müssen Sie jeweils mit einem Prozess beginnen: Beginnen Sie mit dem ersten Schema-Prozess. Die erforderlichen Schritte zum Abschließen des Prozesses werden beschrieben, anschließend werden die Details zurückgegeben und die Details werden für jeden Schritt geschrieben.

Sie müssen sicherstellen, dass jeder Schritt klar und prägnant ist. Jeder Schritt sollte genügend Details enthalten, damit jeder den Anweisungen folgen kann.

Angenommen, eine Prozedur für den Verkaufsprozess wird durch eine Anforderung im Internet erstellt. Zuerst wird ein Flussdiagramm darüber erstellt, wie der potentielle Kunde anfänglich kontaktiert wird, nachdem die Information angefordert wurde: per Telefonanruf, E-Mail oder SMS.

Wenn der potenzielle Kunde anfangs nicht kontaktiert werden konnte, wird berechnet, wie oft das Verkaufsteam mit spezifischen Skripts für jeden Kontakt fortfährt.

Wenn der Kunde kontaktiert wird, wird ein anderes Skript sowie eine Reihe von Nachverfolgungen zugewiesen, je nachdem, ob der Kunde das Produkt gekauft hat oder sich entschieden hat zu warten.

Geben Sie die Prozedur an eine andere Person, um sie zu lesen

Es ist wichtig, einen Kollegen oder jemanden, den Sie kennen, zu lesen und den Anweisungen zu folgen, so wie sie geschrieben sind. Diese Person kann wertvolle Kommentare geben, wenn es Schritte gibt, die Sie nicht ausführen konnten oder nicht verstanden haben.

Die Prozedur basierend auf den Kommentaren wird debuggt. Möglicherweise müssen Sie die Anweisungen neu schreiben, bearbeiten oder hinzufügen.

Erstellen Sie Checklisten und Formulare

Für jeden Prozess ist es einfacher für Teammitglieder, einem Formular oder einer Checkliste zu folgen. Daher muss basierend auf dem zugeordneten Prozess eine detaillierte Vorlage entwickelt werden.

Wenn Sie bei der Eingabe des Kunden spezifische Informationen sammeln müssen, müssen Sie sicherstellen, dass die Vorlage alle erforderlichen Informationen enthält, die in übersichtlicher Form dargestellt werden.

Es sollte nicht davon ausgegangen werden, dass Teammitglieder sich an alles erinnern, was die Prozedur anzeigt, besonders wenn ein Kunde vor ihnen sitzt. Die Checklisten und Formulare sollten als Anhang in das Ablaufdiagramm und die Prozessschritte integriert werden.

Integriere es in ein Verfahrenshandbuch

Nachdem jedem Prozess ein Flowchart zugeordnet wurde und alle Support-Dokumentvorlagen erstellt wurden, werden diese in ein vollständiges Vorgehenshandbuch integriert. Das Handbuch ist nach Abteilungen gegliedert.

Zum Beispiel könnte das Verfahrenshandbuch die Abschnitte "Sales", "Operations" und "Distribution" enthalten. Jeder Abschnitt ist in die zentralen Prozesse dieser Abteilung unterteilt, im Allgemeinen in der Reihenfolge, in der jeder zentrale Prozess bei der allgemeinen Lieferung der Produkte ausgeführt wird.

Im Bereich "Verteilung" könnten Sie mehrere Hauptprozesse haben, wie "Bestellung holen", "Verpackung für Lieferung", "Versand" und "Nachverfolgung".

Das Verfahrenshandbuch ist mit einem Inhaltsverzeichnis aufgebaut und jedes Verfahren ist deutlich mit einer fett gedruckten Überschrift gekennzeichnet.

Es enthält ein Deckblatt mit dem Namen des Handbuchs, ein Inhaltsverzeichnis, die Einführung und die Vorgehensweisen in der Reihenfolge des Inhaltsverzeichnisses.

Es können sogar Registerkarten für Teammitglieder platziert werden, um das Handbuch leicht zu lesen, damit sie die relevanten Prozeduren in ihren Abteilungen finden können.

Endlich werden die Kopien hergestellt und verteilt. Wir müssen ein kontinuierliches Feedback fördern und das Handbuch bei Bedarf aktualisieren. Es sollte ein Handbuch in einem bestimmten Bereich für jeden technischen Platz unter Verwendung von Richtlinien und Verfahren verfügbar sein.

Beispiele

-Manual, Hamburger in einer bestimmten Weise zu kochen.

- Anleitung zum Verhalten vor einem Brand, Erdbeben oder einer Naturkatastrophe.

- Anleitung, wie man sich gegenüber Kundenbeschwerden oder einem aggressiven Kunden verhält.

-Manuelle Durchführung eines Personalauswahlverfahrens

-Manual zu wissen, wie man in einem Restaurant arbeitet.

Referenzen

  1. Kimberlee Leonard (2017). Wie schreibe ich ein Standard Operations Procedures Manual? Kleinunternehmen - Chron. smallbusiness.chron.com.
  2. Chris Anderson (2017). Was ist ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch? Bizmanualz Genommen von: bizmanualz.com.
  3. Bizfluent (2017). Die Definition eines Verfahrenshandbuchs. Genommen von: bizfluent.com.
  4. Chris Anderson (2017). Was ist der Zweck eines Verfahrenshandbuchs? Bizmanualz Genommen von: bizmanualz.com.
  5. Vorlagenlabor (2018). 37 Best Standard Operating Procedure (SOP) Vorlagen. Genommen von: templatelab.com.
  6. Greg Marsello (2017). DIE 8-STUFEN-LEITFADEN ZUM GEBÄUDE EINES STANDARD-BEDIENUNGSVERFAHRENS. Lern. Genommen von: blog.lern.org.