Was ist der Lebenszyklus der Dokumente?

Die Lebenszyklus von Dokumenten besteht aus einer Abfolge von Stufen, durch die eine Datei während ihrer gesamten Nutzungsdauer verläuft. Diese Phasen reichen von der Erstellung eines Dokuments über alle seine Anwendungen und Modifikationen bis hin zur Zerstörung oder dauerhaften Archivierung.

Das Lebenszykluskonzept der Dokumente wurde in den Vereinigten Staaten nach dem Zweiten Weltkrieg erstellt. Dies lag an der Notwendigkeit, einen geeigneten Weg zu finden, um eine große Anzahl von Dateien zu verwalten, die sich angesammelt hatten.

Jede Disziplin behandelt den Lebenszyklus der Dokumente auf andere Art und Weise unter Berücksichtigung ihrer Vorgehensweise und der Art der Datei.

Zum Beispiel kann der Lebenszyklus eines Rechtsdokuments andere Stufen haben als die eines akademischen Dokuments.

In jedem Fall sollten die Überlegungen, wie lange ein Dokument aufbewahrt werden sollte, wie es gespeichert werden sollte oder wie es korrekt verwendet werden sollte, variieren. Ebenso gibt es auch unterschiedliche Ansätze zu den Phasen Ihres Lebenszyklus.

Zum Beispiel kann es aufgrund seines Alters Dokumente geben, die für ein Unternehmen oder eine staatliche Einrichtung keinen Wert haben. Die gleichen Archive können jedoch für ein Museum einen hohen historischen Wert haben.

Ein weiterer grundlegender Unterschied besteht zwischen analogen und digitalen Dokumenten. Obwohl die Bedeutung der Dokumente im Vordergrund steht, impliziert das Vorhandensein digitaler Dateien Besonderheiten in ihrer Handhabung und in den Phasen ihres Lebenszyklus.

Die drei Zeitalter der Dokumente

1972 schlug der Historiker Carlos Wyffels die Theorie der Drei Zeitalter vor. Dokumente sind demnach Objekte, die einen lebenswichtigen Prozess haben, in dem ihre Nutzung transformiert wird.

In der Regel werden Dokumente unmittelbar nach ihrer Erstellung und für eine bestimmte Zeit intensiv genutzt.

Im Laufe der Zeit wird diese Verwendung jedoch bis zu dem Moment reduziert, in dem sie vollständig gestoppt wird, entweder weil sie archiviert oder zerstört werden.

Laut Wyffels ist dieser Zyklus, durch den alle Dokumente gehen, in drei Zeitalter unterteilt: das administrative oder aktive Alter, das mittlere oder halbaktive Alter und das inaktive oder historische Alter.

Das administrative oder aktive Alter

Es bezieht sich auf den aktiven Zeitraum eines Dokuments. Es beginnt im Moment seiner Entstehung und durchläuft verschiedene Phasen, in denen es häufig konsultiert, übertragen und geteilt wird.

Zum Beispiel beginnt das administrative Alter eines öffentlichen Service-Tickets, wenn es generiert wird. Dann fährt es in Bewegung in einer begrenzten Zeit fort: während ein Postbote es liefert oder es per E-Mail verschickt wird, wenn es konsultiert wird und wenn es bezahlt wird.

Das mittlere oder halbaktive Alter

In diesem Zeitraum hat das Dokument das Dienstprogramm verloren, für das es erstellt wurde. Daher hat es keine aktive Nutzung wie im administrativen Zeitalter. Es ist jedoch erhalten und kann selten konsultiert werden.

Zum Beispiel beginnt das Durchschnittsalter eines Servicetickets, wenn es nach der Bezahlung in einem Ordner abgelegt wird. Es ist sehr wahrscheinlich, dass es nie wieder konsultiert wird, jedoch bleibt es im Falle von Bedenken archiviert.

Die halbaktive Lebensdauer der Dokumente kann je nach Art des Dokuments und je nach Kontext variieren. Ein Rechtsdokument kann beispielsweise ein aktiveres Leben führen als ein öffentliches Ticket.

Das inaktive Alter oder das historische Alter

Es bezieht sich auf die Endphase der Archive. Nicht alle Dateien haben jedoch dasselbe Ziel. Abhängig von ihrer Natur können sie in Geschichte umgewandelt oder zerstört werden.

Historische Archive sind solche, die einen kulturellen oder Forschungswert haben. Daher werden in dieser Phase Konservierungsmethoden angestrebt, um sie so vollständig wie möglich zu erhalten.

Phasen des Lebenszyklus von Dokumenten

Die Theorie der drei Zeitalter legt allgemein die grundlegenden Phasen fest, durch die alle Dokumente gehen.

Es gibt jedoch auch andere spezifischere Stufen, die die Nützlichkeit und Manipulation von Dokumenten definieren.

Die Stufen, die ein Dokument durchläuft, hängen von seinem Wert, seiner Verwendung und seinem Kontext ab. Anhand dieser Merkmale wird festgelegt, welche Phasen durchlaufen werden müssen und welche technischen und administrativen Voraussetzungen für die einzelnen Phasen gelten.

Dies sind einige der wichtigsten Schritte, die ein Dokument während seiner Nutzungsdauer durchläuft:

1-Schöpfung: besteht aus der Erstellung des Dokuments, entweder in gedruckter oder digitaler Form.

2-lagerung: Je nach dem Format, in dem das Dokument erstellt wurde, wird es physisch oder digital gespeichert. In einigen Fällen wird auch die Digitalisierungsphase berücksichtigt, wenn sie Teil des Prozesses ist.

3-Kategorisierung: es bezieht sich auf die Organisation, Klassifizierung oder Indizierung von Dokumenten gemäß den in jedem Kontext festgelegten Parametern.

4-Transfer: es bezieht sich auf die Sendung und / oder Lieferung eines Dokuments nach seinen Eigenschaften. In Wirklichkeit kann sich dies auf eine Zustellung durch physische Post oder auf eine E-Mail-Sendung beziehen, wie es der Fall sein mag.

5-Verteilung: Diese Phase bezieht sich auf Dokumente, die öffentlich genutzt werden oder gebraucht werden. Daher müssen sie nach ihrer Erstellung einer bestimmten Gruppe von Personen zugänglich gemacht werden.

6-Kollaborative Verwendung: Derzeit können die Dateien für die Verwendung und gemeinsame Ausgabe angeordnet werden. Diese Phase ist neu und wird ausschließlich für digitale Dokumente verwendet.

7-Konsultation: bezieht sich auf die Phase, in der die Dokumente so angeordnet sind, dass sie konsultiert werden können. Während dieses Prozesses sind Sicherheits- und / oder Zugänglichkeitsbestimmungen sehr wichtig, abhängig von der Öffentlichkeit, von der erwartet wird, dass sie auf die Information zugreift.

8-Einreichung oder Zerstörung: Dies ist der letzte Schritt im Lebenszyklus aller Dokumente. Es entspricht dem Moment, in dem entschieden wird, ob es genug historischen Wert hat, um konserviert zu werden, oder im Gegenteil, es ist zerstört.

Ressourcen

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