Die 7 Funktionen eines hervorragendsten Sekretärs

Unter den wichtigsten Funktionen einer SekretärinDazu gehören die Verwaltung der Agenda, die Versorgung der Öffentlichkeit und die Verwaltung vertraulicher Informationen. Es ist die Person, die für die Durchführung von administrativen Assistenzaufgaben in einem Büro verantwortlich ist.

Diese Anklage kann von einem Mann oder einer Frau ausgeübt werden, obwohl die häufigste ist, dass es eine Frau ist, die es ausübt.

Sie sind in der Regel verantwortlich für die vertraulichen Angelegenheiten von Personen mit einer bestimmten Hierarchie innerhalb des Unternehmens, wie zum Beispiel Direktoren, Manager, Präsidenten. Das wird die rechte Hand der Führungskraft, für die sie arbeiten.

Wenn das Unternehmen klein ist, ist das größte Arbeitspensum des Sekretärs mit grundlegenden Büroaufgaben verbunden.

Einige Länder der Welt widmen einen besonderen Tag im Jahr, um sich zu bedanken und ihre Arbeit zu feiern. Zum Beispiel in Kolumbien, Peru und Mexiko ist der Tag des Sekretärs der 26. April, während in Venezuela der 30. September ist.

Die 7 Hauptfunktionen einer Sekretärin

Die Aufgabe einer Sekretärin besteht darin, ihrem Chef Unterstützung und Zusammenarbeit zu geben, damit sie ihrer Rolle in der Organisation ohne Verzögerungen und Ablenkungen voll und ganz nachkommen kann.

Obwohl sich die Art des Unternehmens auf die Art der Arbeit, die von einer Sekretärin verlangt wird, auswirkt, könnte man sagen, dass ihre Hauptfunktionen sind:

1- Agenda-Management

Es liegt in der Verantwortung der Sekretärin, die Agenda der Person, für die sie arbeitet, auf dem neuesten Stand zu halten. Dort sollten Sie all Ihre Arbeit und zeitweise persönliche Verpflichtungen reflektieren.

Sie müssen auch Aufzeichnungen über die Daten aller Personen und Institutionen führen, mit denen sich Ihr Arbeitgeber identifizieren muss.

Die Agenda eines Sekretärs dient normalerweise als ein operatives Protokoll der Exekutive, für die sie arbeitet.

2- Aufmerksamkeit für die Öffentlichkeit

Die Aufmerksamkeit für die Öffentlichkeit ist eine der grundlegendsten Aufgaben, die der Sekretär zu erfüllen hat. Sie müssen Anrufe entgegennehmen und den Grund für sie sowie alle Daten aufzeichnen, die es Ihrem Arbeitgeber ermöglichen, die Angelegenheit weiter zu verfolgen.

Es ist auch die Person, die Besucher im Büro empfängt. Deshalb ist es wichtig, dass die Sekretärin ein Image entsprechend dem Firmenimage des Arbeitsplatzes pflegt.

Seine Aufgabe ist es, den Besuchern nicht nur zu gefallen und das Warten angenehm zu machen, sondern auch erste Hinweise und Richtlinien zur Unternehmenskultur und den internen Prozessen des Unternehmens zu geben.

3-Dokumentenverwaltung

Zusätzlich zu der Person, die die Korrespondenz Ihres Chefs erhält und verwaltet, schreibt, liest, beantwortet und archiviert eine Sekretärin die meisten Briefe, Mitteilungen, Notizen und E-Mails Ihres Arbeitgebers.

Zu diesem Zweck ist es ratsam, dass Sie bestimmte Anwendungen von verwalten Software das erlaubt ihm, solche Dokumente mit größerer Geschwindigkeit und Beweglichkeit vorzubereiten.

Die Besonderheit dieser Kompetenzen hängt von der Art der Arbeit ab, die in dem Bereich erforderlich ist, in dem sie arbeiten.

Die Sekretärin verwaltet die Kontaktdatenbank ihres Chefs und archiviert die schriftliche Korrespondenz sowie das Montageprotokoll und andere Dokumente von Interesse im Büro.

Normalerweise nimmt der Sekretär die Angelegenheiten zur Kenntnis, die in wichtigen Sitzungen behandelt werden.

4- Umgang mit sensiblen Informationen (intern und extern)

Unter den Funktionen, die eine gute Sekretärin auszeichnen, werden alle Informationen richtig und effizient behandelt, die für den Betrieb des Unternehmens oder der Institution, in der Sie arbeiten, äußerst wichtig sind.

Zum Beispiel müssen Sie die Kontrolle über rechtliche Dokumente haben, die von Regierungsinstanzen jederzeit benötigt werden.

Sie können auch auf Informationen über die Umgebung oder einen der mit dem Unternehmen verbundenen Akteure zugreifen. Diese Informationen müssen diskret, effizient und zeitnah verwaltet werden.

5- Organisation des Büros

Die Sekretärin muss die Geräte und Möbel des Büros bedienen und in Betrieb halten: Telefone, Kopierer, Drucker, Projektoren, Möbel, Aktenschränke, unter anderem.

Er ist derjenige, der die Kontrolle über das Inventar der Lieferungen und Bürogeräte übernimmt. Es hält auch physische und elektronische Dateisysteme in Ordnung, so dass Informationen bei Bedarf leicht verfügbar sind.

Die Sekretärin muss über einen sauberen und organisierten Arbeitsbereich verfügen, da dies normalerweise eines der ersten Dinge ist, die Menschen außerhalb des Unternehmens beim Betreten ihrer Einrichtungen sehen.

6- Vorbereitung von Präsentationen

Normalerweise muss eine Führungskraft ihre Berichte in Form von Präsentationen präsentieren, die die Informationen zusammenfassen und hierarchisieren. Für diese Aufgabe bittet er normalerweise seine Sekretärin um Hilfe.

Die Person, die sich im Sekretariat befindet, sollte sicherstellen, dass die dort angezeigten Informationen die Daten, die Ihr Vorgesetzter teilen möchte, korrekt widerspiegeln.

Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass es sich um eine Präsentation handelt, die frei von Rechtschreibfehlern ist und mit der grafischen Identität des Unternehmens übereinstimmt.

7 - Administrative Überwachung

Es liegt auch in der Verantwortung eines Sekretärs, sich der Einhaltung der Richtlinien und Verfahren bewusst zu sein, die erforderlich sind, um sich um die Vermögenswerte des Unternehmens oder der Einrichtung, in der sie tätig ist, zu kümmern.

In Übereinstimmung mit der hierarchischen Ebene Ihres Chefs kann der Sekretär die Genauigkeit der Daten validieren, die die Einzelheiten der Budgetoperationen widerspiegeln.

Ein Sekretär muss sich mit der Kontrolle des Managements und der ordnungsgemäßen Verwaltung der Ressourcen im Büro befassen.

Die virtuelle Sekretärin

Mit dem Aufstieg von Online-Jobs taucht die Zahl der Sekretäre auf online oder virtuelle Assistenten.

Diese Sekretäre erledigen die meisten der oben beschriebenen Aufgaben aus der Ferne. In diesen Fällen berechnen die Sekretäre ihre Dienste stundenweise oder pro Projekt.

Referenzen

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