Rechnungswesen Interne Kontrollelemente, Ziele und Beispiel



Die interne buchhalterische Kontrolle umfasst die Methoden, die von einem Unternehmen implementiert werden, um die Integrität von Finanz- und Buchhaltungsinformationen zu gewährleisten, Betriebs- und Rentabilitätsziele zu erreichen und Managementrichtlinien in der gesamten Organisation zu übermitteln. Diese überschneiden sich mit den normalen Betriebsabläufen eines Unternehmens.

Diese Überlagerung entspricht der Absicht, Vermögenswerte zu schützen, Fehler zu minimieren und sicherzustellen, dass die Vorgänge in einer genehmigten Weise ausgeführt werden. Es gibt keine identischen internen Kontrollsysteme, aber viele Kontrollphilosophien in Bezug auf finanzielle Integrität und Bilanzierungspraktiken sind zu Standardmanagementpraktiken geworden.

Die interne Kontrolle hat einen Preis, nämlich dass Kontrollaktivitäten oft den natürlichen Fluss der Prozesse eines Unternehmens verlangsamen, was seine Gesamteffizienz verringern kann. Ein Schlüsselkonzept ist, dass selbst das vollständigste interne Kontrollsystem das Risiko von Betrug oder Fehlern nicht vollständig beseitigt.

Es wird immer einige Zwischenfälle geben, in der Regel aufgrund unvorhergesehener Umstände oder einer unangemessenen Anstrengung von jemandem, der Betrug begehen möchte.

Index

  • 1 Elemente der internen Rechnungsführung
    • 1.1 Trennung von Aufgaben
    • 1.2 Zugriffskontrollen
    • 1.3 Körperliche Audits
    • 1.4 Standardisierte Dokumentation
    • 1.5 Probesalden
    • 1.6 Periodische Abstimmungen
    • 1.7 Berechtigung zur Genehmigung
  • 2 Ziele
    • 2.1 Schützen Sie das Vermögen des Unternehmens
    • 2.2 Gewährleistung der Zuverlässigkeit und Integrität von Finanzinformationen
    • 2.3 Einhaltung der Gesetze sicherstellen
    • 2.4 Fördern Sie effiziente und effektive Operationen
    • 2.5 Erfüllung von Zielen und Zielen
  • 3 Beispiel
  • 4 Referenzen

Elemente der internen Rechnungsführung

Trennung von Aufgaben

Die Aufgabentrennung umfasst die Aufteilung der Verantwortung für Rechnungswesen, Einlagen, Berichterstattung und Prüfung. Zusätzliche Aufgaben sind getrennt, die Wahrscheinlichkeit, dass ein einzelner Mitarbeiter betrügerische Handlungen begeht, ist geringer.

Für kleine Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern im Rechnungswesen, die Aufteilung der Verantwortlichkeiten zwischen zwei oder mehr Personen oder die Anforderung kritischer Aufgaben durch Kollegen können den gleichen Zweck erfüllen.

Zugriffskontrollen

Kontrollieren Sie den Zugang zu verschiedenen Teilen eines Buchhaltungssystems durch Passwörter, Sperren und elektronische Zugangsdaten, um unbefugte Benutzer aus dem System fernzuhalten und gleichzeitig die Verwendung des Systems zu überprüfen, um die Quelle zu identifizieren von Fehlern oder Diskrepanzen.

Physische Audits

Physische Prüfungen umfassen die manuelle Zählung von Bargeld und aller im Rechnungsführungssystem registrierten Sachwerte; zum Beispiel Inventare, Materialien und Werkzeuge.

Die physische Nachzählung kann Diskrepanzen aufdecken, die gut in den Kontoständen verborgen sind, die in den elektronischen Aufzeichnungen ignoriert werden.

Die Bargeldzählung an den Verkaufsstellen kann täglich oder sogar mehrmals pro Tag erfolgen. Größere Projekte, wie z. B. die manuelle Bestandszählung, sollten weniger häufig, vielleicht vierteljährlich, durchgeführt werden.

Standardisierte Dokumentation

Die Standardisierung von Dokumenten, die für Finanztransaktionen verwendet werden - z. B. Rechnungen, interne Bestellanforderungen für Materialien, Bestandsbelege und Reisekostenabrechnungen - kann dazu beitragen, die Konsistenz der Aufzeichnungen über die Zeit hinweg zu gewährleisten.

Die Verwendung von Standarddokumentformaten kann die Überprüfung vergangener Aufzeichnungen erleichtern, indem nach dem Ursprung einer Diskrepanz im System gesucht wird. Der Mangel an Standardisierung kann dazu führen, dass die Elemente bei dieser Überprüfung übersehen oder falsch interpretiert werden.

Testbilanzen

Die Verwendung eines doppelten Buchführungssystems erhöht die Zuverlässigkeit, indem sichergestellt wird, dass Bücher immer ausgeglichen sind. Trotzdem können Fehler dazu führen, dass das System zu irgendeinem Zeitpunkt aus dem Gleichgewicht gerät.

Die Berechnung von täglichen oder wöchentlichen Testbilanzen kann periodische Informationen über den Zustand des Systems liefern. Dies ermöglicht es Ihnen, Diskrepanzen so schnell wie möglich zu entdecken und zu untersuchen.

Periodische Abstimmungen

Über Buchhaltungsabstimmungen kann sichergestellt werden, dass die Salden des Buchhaltungssystems mit den Salden der Konten anderer Entitäten wie Banken, Lieferanten und Kunden auf Kredit übereinstimmen.

Zum Beispiel beinhaltet eine Bankenabstimmung den Vergleich von Kassenbeständen und Einzahlungsbelegen zwischen Rechnungswesen und Kontoauszügen.

Die Unterschiede zwischen diesen Arten von Zusatzkonten können Fehler oder Unstimmigkeiten in den Konten selbst aufdecken. Sie können auch zeigen, dass Fehler in den anderen Entitäten entstehen können.

Berechtigung zur Genehmigung

Die Anforderung, dass bestimmte Manager bestimmte Arten von Transaktionen autorisieren, kann den Buchhaltungsdatensätzen eine Verantwortungsebene hinzufügen. Dies zeigt, dass die Transaktionen von den entsprechenden Behörden eingesehen, analysiert und genehmigt wurden.

Eine Genehmigung erforderlich zu machen, um große Ausgaben und Zahlungen zu machen, verhindert, dass skrupellose Mitarbeiter große betrügerische Transaktionen mit den Mitteln des Unternehmens ausführen.

Ziele

Schützen Sie die Vermögenswerte des Unternehmens

Gut gestaltete interne Kontrollen schützen Vermögenswerte vor Verlusten. Der Verlust könnte ein zufälliger Verlust sein, der aus ehrlichen Fehlern von Menschen resultiert. Es könnte sich auch um einen vorsätzlichen Verlust handeln, der auf vorsätzliche betrügerische Aktivitäten zurückzuführen ist.

Gewährleisten Sie die Zuverlässigkeit und Integrität von Finanzinformationen

Interne Kontrollen stellen sicher, dass das Management genaue, zeitnahe und vollständige Informationen - einschließlich Buchhaltungsunterlagen - zur Planung, Kontrolle und Meldung von Geschäftsvorgängen hat.

Einhaltung der Gesetze sicherstellen

Interne Kontrollen tragen dazu bei, dass das Unternehmen zahlreiche nationale, bundesstaatliche und lokale Gesetze und Vorschriften einhält, die sich auf den Geschäftsbetrieb auswirken.

Fördern Sie effiziente und effektive Operationen

Interne Kontrollen bieten ein Umfeld, in dem Manager und Mitarbeiter die Effizienz und Effektivität von Operationen maximieren können.

Erfüllung von Zielen und Zielen

Das System der internen Kontrollen bietet dem Management die Möglichkeit, die Erreichung der operativen Ziele zu überwachen.

Beispiel

Flüssige Mittel benötigen immer mehr Schutz als nicht liquide Vermögenswerte, weil sie leichter zu stehlen sind; Nehmen Sie zum Beispiel Bargeld.

Bargeld ist das liquideste Gut und kann von jedem Mitarbeiter, der es verwaltet, leicht gestohlen werden. Um das Geld des Unternehmens zu schützen, werden spezielle interne Kontrollen implementiert.

Die interne Kontrolle der Trennung der Aufgaben wird oft mit Bargeld verwendet. Diese Kontrolle erfordert, dass die Person, die das Geld vom Kunden erhält, und die Person, die den Geldeingang im Buchhaltungssystem registriert, niemals derselbe Mitarbeiter ist.

Tatsächlich gehen einige interne Kontrollsysteme noch einen Schritt weiter und verlangen, dass ein Mitarbeiter das Geld einlöst, ein anderes Geld bei der Bank hinterlegt und ein anderes es in das Buchführungssystem einträgt.

Durch die Segmentierung der Aufgaben eines jeden Mitarbeiters kann keine einzelne Person den Verkauf in der Buchhaltung einlösen, einzahlen und aufzeichnen. Dies verhindert Betrug, da eine Person einen Teil des gesammelten Bargelds nicht einbehalten kann und einen niedrigeren Betrag des Kassenbelegs in dem Buchführungssystem registrieren kann.

Referenzen

  1. Steven Bragg (2018). Interne Kontrolle. Buchhaltungstools. Genommen von: accountingtools.com.
  2. Investopedia (2018). Interne Kontrollen. Genommen von: investopedia.com.
  3. Rebekiah Hill (2018). Interne Kontrollen in der Buchhaltung: Definition, Typen und Beispiele. Studie. Genommen von: study.com.
  4. Universität von Washington (2018). Interne Kontrollen. Genommen von: finance.uw.edu.
  5. David Ingram (2018). Was sind die sieben internen Kontrollverfahren in der Buchhaltung? Kleinbusiness - Chron. Genommen von: smallbusiness.chron.com.
  6. Mein Buchhaltungskurs (2018). Was sind interne Kontrollen? Genommen von: myaccountingcourse.com.