Einkaufsabteilung Merkmale, Funktionen und Bedeutung



Die Einkaufsabteilung ist die Abteilung eines Unternehmens, das für alle Tätigkeiten für den Erwerb von Rohstoffen, Ersatzteilen, Dienstleistungen usw. verantwortlich ist, wie von der Organisation gefordert. Es bietet einen Service, der das Rückgrat vieler Industrie-, Handels- und Militärorganisationen darstellt.

Es stellt sicher, dass die für den Betrieb des Unternehmens notwendigen Lieferungen bestellt und im Bestand gehalten werden. Diese Abteilung steht im Mittelpunkt eines erfolgreichen Lieferkettenmanagements und ist dafür verantwortlich, die Kosten bestellter Produkte zu minimieren, Lagerbestände zu kontrollieren und starke Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen.

Eine gute Einkaufsabteilung wird Qualität von den Lieferanten verlangen und Bestellungen von Anfang bis zum Empfang folgen. Helfen Sie anderen Abteilungen, Bedürfnisse zu identifizieren, den Beschaffungsprozess zu verwalten und wettbewerbsfähige Preise zu erzielen. Sie fungieren in der Regel als Controller, um die Einhaltung der Budgets sicherzustellen.

Index

  • 1 Eigenschaften
    • 1.1 Als vertrauenswürdiger Berater der Geschäftsleitung fungieren
    • 1.2 Förderung der Innovation von Lieferanten
    • 1.3 Wissen über Schlüsselanbieterdaten bereitstellen
    • 1.4 Verwaltung und Glättung des Risikos der Lieferkette
    • 1.5 Förderung einer agilen Personal- und Talententwicklung
  • 2 Funktionen
    • 2.1 Beschaffung von Materialien
    • 2.2 Bewerten Sie die Preise
    • 2.3 Vorabgenehmigung von Lieferanten
    • 2.4 Bestellungen verfolgen
    • 2.5 Büroarbeit
    • 2.6 Einhaltung der Richtlinien
  • 3 Bedeutung
    • 3.1 Erhalten Sie niedrigere Kosten
    • 3.2 Verhindern Sie die Unzulänglichkeit von Materialien
    • 3.3 Qualität verbessern
    • 3.4 Beziehungen verwalten
    • 3.5 Suche nach Innovation
  • 4 Referenzen

Eigenschaften

Als vertrauenswürdige Berater für die Geschäftsleitung fungieren

Der Einkauf ist in die Unternehmensplanung und das Budget auf hohem Niveau eingebunden. Dies ermöglicht es, Reverse-Engineering-Kosten zu entwerfen und Alternativen zu untersuchen, die möglicherweise kostengünstiger und / oder von höherer Qualität sind.

Antrieb Innovation von Lieferanten

Mehr als nur den niedrigsten Preis zu verlangen, arbeitet die Einkaufsabteilung mit Lieferanten zusammen, um die zugrunde liegenden Kosten ihrer Produkte und Dienstleistungen zu reduzieren.

Sie sind eng mit dem "Lebenszyklus der Innovation" verbunden, von der ersten Idee über die Herstellung bis zur kontinuierlichen Verbesserung.

Wissen über die wichtigsten Anbieterdaten bereitstellen

Unternehmen können diese Informationen nutzen, um Predictive Analytics zu erstellen und so einen tieferen Einblick in die Märkte zu erhalten.

Verwalten und glätten Sie das Risiko der Lieferkette

Wirtschaftskrisen haben gezeigt, wie wichtig es ist, auf die Stabilität der Lieferanten zu achten. Die Einkaufsabteilung hat eine viel schärfere Sicht auf diesen Bereich als jeder andere Teil der Organisation.

Förderung einer agilen Personal- und Talententwicklung

Es ist notwendig, funktionale und geografische Grenzen zu überschreiten, um die richtigen Kandidaten für den Einkauf zu finden.

In einigen Fällen liegt die Antwort im Outsourcing oder in der Nutzung von Shared-Services-Organisationen.

Funktionen

Beschaffung von Materialien

Für ein produzierendes Unternehmen könnten das Rohstoffe sein, aber auch Werkzeuge, Maschinen oder sogar das notwendige Büromaterial für das Verkaufsteam und die Sekretäre.

In einem Einzelhandelsgeschäft muss die Einkaufsabteilung sicherstellen, dass immer genug Produkte in den Regalen oder Läden sind, um den Laden gut versorgt zu halten.

Es ist besonders wichtig, das Warenlager auf einem vernünftigen Niveau zu halten. Die Anlage überschüssiger großer Geldmengen in Lagerbeständen könnte Lagerprobleme und einen Mangel an Kapital für andere Arten von Ausgaben wie Forschung und Entwicklung oder Werbung zur Folge haben.

Bewerten Sie die Preise

Eine Einkaufsabteilung ist dafür verantwortlich, kontinuierlich zu bewerten, ob Sie die Materialien zum bestmöglichen Preis erhalten, um die Rentabilität zu maximieren.

Sie müssen die Preise vergleichen, um die besten Lieferanten mit den vernünftigsten Preisen für Aufträge der spezifischen Größe des Unternehmens zu finden.

Die Einkaufsabteilung kann mit alternativen Lieferanten kommunizieren, bessere Preise für höhervolumige Bestellungen aushandeln oder die Möglichkeit finden, Produkte mit einem niedrigeren Preis aus anderen verschiedenen Quellen zu beziehen.

Vorabgenehmigung von Lieferanten

Die Einkaufsabteilung bewertet die Lieferanten in Bezug auf Preis, Qualität, Kundenmeinungen und Zeit für die Ausführung der Bestellungen und erstellt eine Liste der zugelassenen Lieferanten.

Bestellungen verfolgen

Bestellungen werden mit Bestellformularen dokumentiert. Diese geben wichtige Informationen über die bestellten Materialien sowie die angeforderte Menge an.

Diese Formulare werden verwendet, um sicherzustellen, dass die bestellten Produkte empfangen werden, und um die Zeit zu verfolgen, die für die Ausführung der Bestellungen benötigt wird.

Büroarbeit

Die Einkaufsabteilung kümmert sich um die gesamte Dokumentation zum Kauf und zur Lieferung der Materialien.

Dies bedeutet, eng mit der Buchhaltung zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass genug Geld vorhanden ist, um die Artikel zu kaufen, dass der Cashflow reibungslos fließt und alle Zahlungen pünktlich erfolgen.

Einhaltung der Richtlinien

Vor dem Kauf muss die Einkaufsabteilung sicherstellen, dass sie die Formalitäten erfüllt, die für die Beschaffung und Genehmigung des Budgets erforderlich sind, und sicherstellen, dass die Materialien gemäß den allgemeinen Richtlinien der Organisation erworben werden.

Bedeutung

Erhalten Sie niedrigere Kosten

Die Einkaufsabteilung spielt eine wichtige Rolle bei der Maximierung der Unternehmensgewinne. Vergleichen Sie die Preise und verhandeln Sie mit den Lieferanten, damit das Unternehmen den bestmöglichen Preis für die notwendigen Produkte erhält.

Es kann auch Einsparungen durch die Nutzung der Garantien und Rabatte, die diejenigen, die keine Spezialisten sind, in der Regel vergessen.

Es hilft zu sparen und bietet eine bessere Transparenz auf Kosten des Unternehmens. Dies wird es ermöglichen, bessere Verträge auszuhandeln und den Cashflow freizugeben.

Verhindern Sie die Unzulänglichkeit der Materialien

Der Einkauf muss erkennen, welche Produkte für das Unternehmen kritisch sind und geeignete Maßnahmen ergreifen, um seine Lieferkette zu schützen.

Um sicherzustellen, dass unzureichende Materialien die Produktivität nicht beeinträchtigen, verwendet die Einkaufsabteilung Techniken wie Multiple Sourcing.

Mehrere Quellen zu haben bedeutet, mehrere Anbieter zu verwenden, die die gleichen Produkte anbieten. Wenn bei einem Lieferanten ein Problem auftritt, können die Bestellungen auf einen anderen erhöht werden, um den Fehler auszugleichen.

Verbessere die Qualität

Die Einkaufsabteilung trägt zur Verbesserung der Qualität bei, indem Leistungsziele festgelegt werden. Dann verfolgt es die tatsächliche Leistung gegen diese Ziele.

Es ist entscheidend, Qualitätsmerkmale anhand von Indikatoren für Attribute wie Dauerhaftigkeit, Aussehen des Produkts oder Aktualität der Lieferung zu messen.

Wir arbeiten eng mit Lieferanten zusammen, um ihre Prozesse zu entwickeln und ihnen zu helfen, die Qualität zu verbessern.

Beziehungen verwalten

Die Herausforderung des Einkaufs besteht darin, den Lieferanten für die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen zu interessieren. Machen Sie den Lieferanten in eine langfristige Beziehung investieren.

Die Abteilung muss auch die Beziehungen innerhalb des Unternehmens verwalten. Sie müssen mit internen Stakeholdern wie Marketing, Finanzen, Logistik und Vertrieb zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle aufeinander abgestimmt sind.

Suche nach Innovation

Da die Einkaufsabteilung immer in Kontakt mit einer Vielzahl von externen Unternehmen steht, ist sie in einer idealen Position, um innovative Produkte zu erwerben, die dem Geschäft einen Wettbewerbsvorteil in Bezug auf Preis, Qualität oder Komfort bieten.

Referenzen

  1. Alexis Schreiben (2018). Was sind die Funktionen einer Einkaufsabteilung in einer Organisation? Kleinunternehmen - Chron. smallbusiness.chron.com.
  2. Wikipedia, die freie Enzyklopädie (2018). Einkaufsmanagement. Genommen von: en.wikipedia.org.
  3. Kaylee Finn (2018). Rollen einer Einkaufsabteilung im Geschäft. bizfluent.com
  4. BDC (2018). 6 Möglichkeiten, wie die Einkaufsabteilung Ihr Geschäft verbessern kann. Genommen von: bdc.ca.
  5. Robert Bowman (2014). Die fünf Merkmale von Einkaufsorganisationen von Weltklasse. Forbes Genommen von: forbes.com.