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Die 11 Prinzipien der Hauptverwaltungskontrolle
Die Grundsätze der Verwaltungskontrolle sind die allgemeinen Regeln, die bei der Analyse zu befolgen sind, ob die Maßnahmen wie geplant durchgeführt werden und die notwendigen Korrekturmaßnahmen zur Bestätigung der Planung ergriffen werden.
Managing bedeutet, die verfügbaren Ressourcen bestmöglich zu nutzen, um das Unternehmensziel zu erreichen. Daher umfasst die Verwaltung alle Vorgänge des Unternehmens.
Verwaltungskontrollen sind die Gesamtheit der für die administrative und wirtschaftliche Effizienz notwendigen Verfahren. Als integraler Bestandteil des internen Kontrollsystems einer Organisation ist es das Ziel, die vollständige und rechtzeitige Umsetzung der Richtlinien und Pläne der Verwaltung zu gewährleisten.
Einige Beispiele für Verwaltungskontrollen sind Verfahrensänderungen, Mitarbeiterschulungen und die Installation von Warnschildern.
Die Grundprinzipien der Verwaltungskontrolle lassen sich in elf Kategorien unterteilen, die ihren Zweck und ihre Art, Struktur und Verfahren widerspiegeln. Diese Grundsätze der administrativen Kontrolle sind nachstehend aufgeführt.
Grundprinzipien der administrativen Kontrolle
Prinzip der Sicherung des Ziels
Das Hauptziel der Verwaltungskontrolle ist die Erreichung der Ziele. Dies geschieht durch das Aufspüren von Fehlern in den Plänen.
Die potenziellen oder tatsächlichen Abweichungen der Pläne müssen ausreichend erkannt werden, um wirksame Korrekturmaßnahmen zu ermöglichen.
Prinzip der Effizienz der Kontrollen
Ein administratives Kontrollsystem muss die Ursachen für Abweichungen von den Plänen mit den geringstmöglichen Kosten erkennen und hervorheben.
Das Prinzip der Effizienz ist besonders wichtig bei der Steuerung, da die Techniken dazu neigen, teuer und umständlich zu sein.
Ein Manager kann so in Kontrolle geraten sein, dass er mehr ausgeben kann als nötig, um eine Abweichung zu erkennen. Die Kontrollen, die die Autorität der Untergebenen oder die Motivation derjenigen, die die Pläne ausführen, ernsthaft stören, sind ineffizient.
Prinzip der Kontrollverantwortung
Die Hauptverantwortung für die Ausübung der Kontrolle liegt beim für die Ausführung der Pläne zuständigen Manager. Ihre Verantwortung kann nicht aufgehoben oder aufgehoben werden, ohne die Struktur der Organisation zu verändern.
Die Verantwortung für die Kontrolle muss bestimmten Personen in jeder Phase der Operation übertragen werden.
Dieses einfache Prinzip verdeutlicht die sehr selten verstandene Rolle von Controllern und Steuergeräten.
Diese Agenturen fungieren als ein Dienst, der Kontrollinformationen bereitstellt. Sie können jedoch keine Kontrolle ausüben, es sei denn, ihnen wird Leitungsbefugnis und Verantwortung für kontrollierte Dinge übertragen.
Prinzip der Prävention
Kontrolle, wie Planung, muss nach vorne schauen und präventiv sein. Oft wurde dieses Prinzip vernachlässigt, vor allem weil die Kontrolle mehr auf statistischen und buchhalterischen Daten beruhte als auf Prognosen und Prognosen.
Obwohl die Prognosen nicht genau sind, sind sie besser als die historischen Aufzeichnungen. Idealerweise sollte ein Kontrollsystem eine sofortige Rückmeldung liefern, um Abweichungen von einer gewünschten Leistung zu korrigieren, sobald sie auftreten.
Wenn dies nicht möglich ist, sollte die Kontrolle auf den Prognosen basieren, um zeitliche Abweichungen vorauszusehen. Der Vermeidung von Mängeln sollte mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden, als sie nach ihrer Entstehung zu beheben.
Zum Beispiel helfen Liquiditätsprognosen, die Zahlungsfähigkeit von Unternehmen aufrechtzuerhalten, Bargeldknappheit zu vermeiden und sie zu verhindern.
Prinzip der direkten Kontrolle
Die überwiegende Mehrheit der heute verwendeten Kontrollen beruht auf der Tatsache, dass Menschen Fehler machen. Sie werden oft als indirekte Kontrollen verwendet, um Fehler zu erkennen, oft im Nachhinein.
Nach Möglichkeit sollten direkte Kontrollen zur Vermeidung von Fehlern eingesetzt werden. Die Verbesserung der Qualität von Managern kann die Notwendigkeit indirekter Kontrollen minimieren. Hochqualifizierte Manager machen nur sehr wenige Fehler und führen alle ihre Funktionen optimal aus.
Grundsatz der Reflexion der Pläne
Kontrolle ist die Aufgabe sicherzustellen, dass die Pläne effektiv ausgeführt werden. Daher sollten die Kontrolltechniken die spezifische Art und Struktur der Pläne widerspiegeln.
Je klarer und vollständiger die Pläne der Organisation sind und je mehr Kontrollen diese Pläne widerspiegeln, desto wirksamer werden die Kontrollen bei der Erfüllung der Bedürfnisse sein.
Zum Beispiel sollte die Kostenkontrolle auf geplanten Kosten eines definierten und spezifischen Typs basieren.
PriHauptstadt der Pyramide
Feedback-Daten müssen zuerst am unteren Ende der Pyramide gemeldet werden; das heißt für die Vorgesetzten und sogar für das Betriebspersonal, das auf den niedrigsten Ebenen ist.
Dies gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre eigenen Situationen zu kontrollieren und Korrekturmaßnahmen zu beschleunigen.
Grundsatz der organisatorischen Eignung
Ein Verwaltungskontrollsystem entspricht dem Bereich der Verwaltungsbehörde und muss die Struktur der Organisation widerspiegeln.
Wenn sich das Verwaltungskontrollsystem an die Organisationsstruktur anpasst, bestimmt es die Verantwortung für die Maßnahme und erleichtert die Korrektur der Abweichung der Pläne.
Ebenso sollten die Informationen angepasst werden, um die Leistung in Bezug auf die Pläne auf die Position des Managers, der sie nutzen wird, zu bewerten. Mit anderen Worten, alle Zahlen und Berichte, die zu Kontrollzwecken verwendet werden, sollten sich auf die Organisation beziehen.
Prinzip der Individualität der Kontrollen
Die Kontrollen sind wirksam, wenn sie mit der Position, der operativen Verantwortung, der Kompetenz und den Bedürfnissen der interessierten Person übereinstimmen.
Der Umfang und die detaillierten Informationen variieren je nach Ebene und Funktion des Managements.
Ebenso bevorzugen verschiedene Manager unterschiedliche Formen und Einheiten von Informationsberichten. Daher müssen die Kontrollen die individuellen Anforderungen jedes Managers erfüllen.
Prinzip der Kontrolle kritischer Punkte
Alle Operationen haben bestimmte Schwachstellen oder kritische Punkte. Dies sind diejenigen, die die meisten Probleme verursachen und zu großen Abweichungen führen.
Ein Manager sollte, während er die Kontrolle ausübt, sich auf die Faktoren konzentrieren, die für die Bewertung der Leistung entscheidend sind.
Für einen Manager wäre es unnötig und unwirtschaftlich, jedes Detail der Leistung zu überprüfen. Daher sollten Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die kritischen Punkte der Leistung richten.
Prinzip der Aktion
Die Kontrolle erweist sich als Zeitverschwendung, wenn keine Korrekturmaßnahmen ergriffen werden. Zu den Korrekturmaßnahmen können die Neudefinition von Plänen, eine Reorganisation, der Ersatz oder die Schulung eines Untergebenen, die Mitarbeitermotivation usw. gehören.
Die Kontrolle ist nur dann gerechtfertigt, wenn die in den Plänen angegebenen Abweichungen durch entsprechende Planung, Organisation, Personal und Management korrigiert werden.
Referenzen
- MBA-Wissensdatenbank (2018). Management-Kontrollgrundsätze. Genommen von: mbaknol.com.
- Geschäftslexikon (2018). Verwaltungskontrollsystem. Genommen von: businessdictionary.com.
- Wikiquote (2016). Grundsätze der Verwaltung. Genommen von: en.wikiquote.org.
- Arthita Banerjee (2018). 6 wichtigsten Grundsätze der Kontrolle im Management. Artikel bewahren. Genommen von: conservearticles.com.
- Diksha (2018). Controlling: Bedeutung, Natur und Prinzipien. Geschäftsführungs-Ideen. Genommen von: businessmanagementideas.com.