Grundsätze der Kontrolle eines Unternehmens Hauptgrundsätze und Beispiele



Die Grundsätze der Kontrolle einer Firma sie sind die Vorschriften, die das Vorhandensein von Verfahren und Prozessen in den Buchhaltungssystemen erfordern, um die Manager bei der Überwachung und Regulierung der Aktivitäten des Unternehmens zu unterstützen und so sicherzustellen, dass das Vermögen des Unternehmens geschützt wird.

Der Zweck der Kontrollgrundsätze besteht darin sicherzustellen, dass das Buchhaltungssystem korrekt funktioniert und Geschäftsereignisse genau erfasst werden. Offensichtlich können Manager nicht alle Mitarbeiter überwachen, so dass einige Fehler oder Betrug auftreten können.

Um wirksame Kontrollen zu identifizieren und zu etablieren, muss das Management das Risiko kontinuierlich bewerten, die Durchführung der Kontrolle überwachen und die Kontrollen gegebenenfalls ändern.

Eine solche wesentliche Geschäftsfunktion bietet eine angemessene Sicherheit, indem die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert und die Vermögenswerte der Organisation geschützt werden. Aufgrund ihrer Bedeutung müssen Unternehmen die grundlegenden Prinzipien der Kontrolle berücksichtigen.

Index

  • 1 Hauptgrundsätze der Kontrolle
    • 1.1 Kontrollumgebung
    • 1.2 Kontrollmaßnahmen
  • 2 Beispiele
    • 2.1 Trennung von Aufgaben
    • 2.2 Genehmigungen
    • 2.3 Die Personalfluktuation und Urlaub
    • 2.4 Körperliche Audits
    • 2.5 Accounting periodische Überleitung
    • 2.6 Automatisierte Kontrollen
  • 3 Referenzen

Hauptgrundsätze der Kontrolle

Kontrollumgebung

Der Führungsstil und die Erwartungen hochrangiger Manager, insbesondere ihre Kontrollpolitik, bestimmen die Kontrollumgebung.

In einem Kontrollumfeld gibt es eine zusätzliche Aufsicht durch einen Verwaltungsausschuss, der dafür sorgt, dass es administrative Integrität, ethische Werte, eine klar definierte Organisationsstruktur sowie kompetente und zuverlässige Mitarbeiter gibt, die Autorität und Verantwortlichkeiten zuweisen.

Kontrollmaßnahmen

Sie sind spezifische Richtlinien und Verfahren, die das Management zur Erreichung seiner Ziele verwendet. Dazu gehören folgende:

Trennung von Aufgaben

Es erfordert, dass verschiedene Personen mit der Ausführung verschiedener Aufgaben in verwandten Tätigkeiten betraut werden, insbesondere in Bezug auf die Genehmigung, Verwahrung oder Wartung von Aufzeichnungen.

Indem verschiedene Personen diese Funktionen ausführen, wird ein ausgewogenes Kontrollsystem geschaffen.

Genehmigung von Transaktionen und Aktivitäten

Es hilft sicherzustellen, dass alle Unternehmensaktivitäten den festgelegten Richtlinien und Richtlinien entsprechen.

Wenn bestimmte Manager bestimmte Arten von Transaktionen genehmigen müssen, werden die Buchhaltungsunterlagen zusätzlich bestätigt, indem nachgewiesen wird, dass die Transaktionen von der entsprechenden Behörde analysiert und genehmigt wurden.

Standardisierung von Dokumenten

Dazu gehören die Erstellung von Rechnungen und anderen Dokumenten, die einfach zu verwenden und ausreichend informativ sind, die Verwendung von vornummerierten und fortlaufenden Dokumenten sowie die rechtzeitige Erstellung von Dokumenten.

Die Standardisierung erleichtert die Überarbeitung alter Datensätze, wenn nach dem Ursprung einer Diskrepanz im System gesucht wird. Der Mangel an Standardisierung kann dazu führen, dass einige Elemente bei dieser Überprüfung übersehen oder falsch interpretiert werden.

und physische Zugangskontrollen über Vermögenswerte und Aufzeichnungen

Es handelt sich um elektronische oder mechanische Steuerungen (Tresore, ID-Karten, Zäune, Kassen, Videokameras, Schlösser) oder Computersteuerungen, die sich auf Zugriffsberechtigungen oder etablierte Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren beziehen.

Technologie kann in der Regel dort ankommen, wo es nicht möglich ist, und sie kann 24 Stunden am Tag ohne zusätzliche Bezahlung arbeiten.

Durch den Zugriff auf ein Buchhaltungssystem durch Kennwörter, Sperren und elektronische Zugangsdaten wird verhindert, dass unbefugte Benutzer aus dem System ausgeschlossen werden, und die Verwendung des Systems zur Erkennung von Fehlerquellen kann überprüft werden.

Unabhängige Bewertungen

Die Unternehmen sollten ihre Kontrollsysteme überprüfen. Dies muss von einer Person vorgenommen werden, die keinen Teil der Arbeit verifiziert hat, die verifiziert werden soll.

Diese Überprüfungen tragen dazu bei, die Zuverlässigkeit der Buchhaltungsinformationen und die Effizienz der Vorgänge sicherzustellen.

Zuordnung von Verantwortlichkeiten

Das Unternehmen sollte klar Verantwortlichkeiten fest. Wenn Sie bestimmten Personen bestimmte Verantwortlichkeiten zuweisen, stellen Sie sicher, dass sie verstehen, was ihre Aufgabe ist, die Kontrolle zu behalten.

Wenn irgendeine Verantwortung ignoriert wird, wird ein effektives Kontrollsystem klar machen, wer eine zugewiesene Aufgabe nicht ausführt.

Beispiele

All diese Kontrollen erfüllen die Ziele des Kontrollprinzips. Nachdem die Kontrollen eingerichtet wurden, müssen die Manager nicht die Aktivitäten aller Mitarbeiter überwachen. Sie können die Steuerelemente regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktionieren und sich auf die Unternehmensverwaltung konzentrieren.

Trennung von Aufgaben

Es ist eine gute Kontrolle, um sicherzustellen, dass die Aufzeichnungsfunktionen vom eigentlichen Cash-Management getrennt sind.

Aus diesem Grund ist der Kassierer für das Sammeln von Bargeld von Kunden mit der Möglichkeit, es in der Bank einzahlen zu können, verantwortlich, und die Buchhaltungsabteilung ist verantwortlich für die Registrierung dieser Geldeinnahmen und die Bankabstimmungen.

Auf diese Weise kann eine einzelne Person das Geld des Kunden nicht nehmen und es veruntreuen, und dann betrügerische Konten verbergen.

Wenn zwei Leute diese Jobs machen, ist der einzige Weg, wie Betrug funktionieren kann, wenn jede Person mit der anderen Komplizen ist. Offensichtlich sind zwei Mitschuldige viel weniger wahrscheinlich, als ein einzelner Mitarbeiter zu stehlen.

Genehmigungen

Eine Genehmigung erforderlich zu machen, um sperrige Ausgaben bezahlen zu können, kann skrupellose Mitarbeiter davon abhalten, große betrügerische Transaktionen mit den Geldern des Unternehmens durchzuführen.

Eine offizielle Preisliste dient dem Verkaufspersonal als Zustimmung, mit diesen Preisen zu verkaufen. Darüber hinaus kann ein Steuerelement vorhanden sein, mit dem der Verkaufsleiter angemessene Änderungen in der Preisliste zulassen kann.

Staff Rotation und Urlaub

Die obligatorische Rotation von Mitarbeitern oder die Urlaubszeit werden implementiert, um betrügerische Systeme zu erkennen, bei denen ein übliches System zur Wartung benötigt wird.

Wenn der Buchhalter die Verantwortlichkeiten alle zwei Monate ändert, kann eine Person nicht konsequent ein falsches System ausführen.

Physische Audits

Physische Prüfungen umfassen die manuelle Zählung von Bargeld und anderen im Rechnungsführungssystem registrierten Sachwerten, wie z. B. Vorräte.

Die physische Zählung kann versteckte Diskrepanzen in den Kontoständen aufdecken, indem die elektronischen Aufzeichnungen vollständig umgangen werden. Das Zählen an den Verkaufsstellen kann täglich oder sogar mehrmals am Tag erfolgen.

Größere Projekte wie Bestandsaufnahmen sollten seltener durchgeführt werden, vielleicht auf jährlicher oder vierteljährlicher Basis.

Periodische Rechnungslegungsabstimmungen

Sie gewährleisten, dass die Salden des Rechnungsführungssystems mit den Salden der Konten anderer Unternehmen wie Banken, Lieferanten und Kunden übereinstimmen.

Die Unterschiede, die zwischen diesen Arten von ergänzenden Konten gefunden werden, können Diskrepanzen in den eigenen Konten aufdecken oder dass die Fehler in den anderen Entitäten entstehen.

Automatisierte Kontrollen

Sie sind wahrscheinlich die am häufigsten verwendeten internen Kontrollen, da sie nicht nur das Unternehmen schützen, sondern auch seine Effizienz erhöhen.

Automatisierte Zeituhren sind ein gutes Beispiel. Mitarbeiter werden von diesen Uhren bei ihrer Ankunft überprüft und am Ende des Tages verifiziert.

Die automatische Zeituhr eliminiert die Möglichkeit, dass Mitarbeiter mit ihren Arbeitszeiten betrügen.

Referenzen

  1. MyAccountingCourse (2018). Was sind die Prinzipien der internen Kontrolle? Genommen von: myaccountingcourse.com.
  2. MyAccountingCourse (2018). Was ist das Kontrollprinzip? Genommen von: myaccountingcourse.com.
  3. Michelle Miley (2017). Was sind die sieben Prinzipien der internen Kontrolle?Bizfluent. Genommen von: bizfluent.com.
  4. TTUHSC (2017). Grundprinzipien der internen Kontrolle. Genommen von: elpaso.ttuhsc.edu.
  5. CliffsNotes (2016). Interne Kontrolle. Genommen von: cliffsnotes.com.
  6. Administrator (2015). 17 Grundsätze der internen Kontrolle. Ethischer Anwalt. Genommen von: ethicaladdvocate.com.
  7. David Ingram (2018). Was sind die sieben internen Kontrollverfahren in der Buchhaltung? Kleinunternehmen-Chron. Genommen von: smallbusiness.chron.com.