Die 10 Merkmale eines wichtigsten formellen Briefes

Der formelle Brief ist eine schriftliche Kommunikation zwischen zwei Menschen, die sich kennen oder nicht kennen, die aber in jedem Fall eine distanzierte und respektvolle Beziehung haben, die sie dazu zwingt, eine formale Sprache zu bewahren.

Derjenige, der den Brief schreibt, heißt Empfänger oder Herausgeber; wer es empfängt, ist der Empfänger oder Empfänger. Der formelle Brief wird normalerweise für die Kommunikation zwischen Unternehmen, hochrangigen Institutionen und Regierungsstellen verwendet.

Es wird auch verwendet, um an der Vergabe von internationalen Preisen, öffentlichen Ernennungen oder Anerkennungen teilzunehmen.

In den formellen Briefen sollten Umgangssprache, Vertrautheit, Idiome und Tuteo völlig außer Acht gelassen werden. Die allgemein anerkannten Höflichkeitsformeln müssen vorhanden sein und einer vorgegebenen Struktur entsprechen.

Aufgrund ihrer sehr formellen Natur müssen Briefe dieser Art von Hand geschrieben oder auf Papier gedruckt und in einem versiegelten Umschlag an den Empfänger versandt werden, obwohl es stimmt, dass im gegenwärtigen digitalen Zeitalter die Struktur des formellen Briefes für die gesendeten Mitteilungen verwendet wird per E-Mail. Letzteres ist jedoch weder das üblichste noch das ratsamste.

Die 10 Hauptmerkmale der formalen Briefe

1- Formale Sprache

Formale Sprache erfordert die korrekte Verwendung von Wortschatz und einwandfreie Grammatik und Rechtschreibung. Die Behandlung muss distanziert und respektvoll sein.

Die Behandlung des Empfängers durch den Absender muss Ihre sein; niemals sollte Tutear sein, unabhängig vom Alter oder der Reichweite des Empfängers, oder ob es vom Absender bekannt ist oder nicht.

Obwohl die Sprache respektvoll sein muss, bedeutet dies nicht, dass Freundlichkeit und Höflichkeit beiseite gelegt werden sollten.

2 - Konkrete Absicht

Kein formeller Brief wird ohne eine genaue Absicht und ein bestimmtes Ziel geschrieben. Mit dieser Art von Brief soll etwas an den Empfänger kommunizieren oder Informationen anfordern, die der Absender benötigt.

In jedem Fall wird angestrebt, den Empfänger positiv zu beeindrucken und ihn positiv zu prädisponieren, so dass der Kommunikationsfluss so lange anhält, bis die Ziele des Senders erreicht sind. Die bereitgestellten Informationen sollten so klar und vollständig wie möglich sein.

3- Die Länge

Der formelle Brief ist gewöhnlich kurz und spezifisch und weist direkt auf das Ziel hin, nach den entsprechenden Begrüßungs- und Höflichkeitsregeln.

Wie es normalerweise bei institutionellen, geschäftlichen, staatlichen oder zwischen zwei Personen, die keine enge Beziehung haben, der Fall ist, macht es keinen Sinn, um die Äste herumzugehen, Themen abzuwägen oder zu erklären, die nicht zentral sind. Auf diese Weise sollten generell formelle Briefe 2 Seiten nicht überschreiten.

4- Die Kopfzeile

Der formelle Brief muss auf dem offiziellen Papier der Entität oder Person geschrieben sein, die ihn schreibt. Dies geschieht in der Regel auf Briefbögen, bei denen nur der Name der Institution oder des Absenders erscheinen kann, aber auch die Adresse des Absenders.

Danach muss das Datum erscheinen, dem der Ort (Stadt) vorausgeht, an dem es geschrieben wird.

Es ist eleganter, das Datum ohne Abkürzungen zu schreiben, das heißt, der Monat, der in Buchstaben und das Jahr mit vier Zahlen geschrieben wird. Es muss auf der rechten Seite der Seite ausgerichtet sein.

5- Behandlung und Begrüßung

Die Behandlung muss formal sein und muss die Position, den Beruf oder die Reichweite des Empfängers beinhalten. Zum Beispiel: Präsident, Doktor, Professor, General, usw., gefolgt oder nicht mit dem Nachnamen. Vermeiden Sie Begrüßungen mit dem Vornamen, Spitznamen oder Spitznamen.

Wenn der Empfänger ein Paar ist, sollten sie als Lord und Lady behandelt werden. Die Abgeordneten und Senatoren werden in einigen Ländern als "ehrenwert" behandelt, in anderen können sie "berühmter Herr" sein.

Dasselbe gilt für andere Regierungspositionen oder Adelstitel, daher ist es wichtig, das Protokoll jedes Landes zu kennen.

Wenn ein bestimmter Empfänger nicht bekannt ist, können unpersönliche Formeln verwendet werden, wie etwa "Wen es betrifft" oder einfach "Sehr geehrter Herr" oder "Sehr geehrte Frau".

Für die Begrüßung sollte eine Höflichkeitsregel wie "Sehr geehrte / r", "Sehr geschätzt" usw. hinzugefügt werden. Das Formular "Sehr geehrter Herr" wird auch als formeller Gruß verwendet.

6- Der Körper

Der Inhalt des Briefes sollte auch mit einer Höflichkeitsregel beginnen wie: "Durch diese ...", "Ich schreibe Ihnen ...", "Sehr respektvoll schreibe ich Ihnen anlässlich ...", "Dienen Sie diesem für ... "oder ein bisschen weniger Protokoll wie" Zuerst einen herzlichen Gruß erhalten ... ".

Der Brief sollte kurze und gut strukturierte Absätze enthalten. Die Botschaft muss präzise, ​​konkret und eindeutig sein.

Wenn es eine Anfrage ist, muss dies direkt geschehen; Wenn es sich um einen informativen Brief handelt, sollte es direkt zur Sache gehen. Denken Sie immer daran, dass der Empfänger eine vielbeschäftigte Person ist, die keine Zeit mit unnötigen Reden verschwenden will oder schwer zu verstehen ist.

7- Der Abschied

Der Abschied sollte den Kerngedanken des Briefes abrunden, das Ziel bekräftigen und die Aktion fördern, die der Absender vom Empfänger erwartet ("Ich warte auf Ihre Antwort", "Ich hoffe, die Information ist nützlich", etc.).

Die üblichste Schließung für formelle Briefe ist "Mit freundlichen Grüßen" oder "Sehr vorsichtig", wobei diese Formen eher umgangssprachlich sind, wie "Ein herzlicher Gruß", "Grüße", "Eine Umarmung" usw.

Danach müssen Sie die gedruckte Unterschrift (Vor- und Nachname in Druckbuchstaben) und die Unterschrift des Absenders einfügen. T

Es muss auch die Position oder den Rang des Absenders enthalten, dh "Dr.", "Ing.", "Prof." gefolgt von Vor- und Nachnamen und in einer separaten Zeile die Position: "Vorsitzender des Evaluationskomitees", "Botschafter der Argentinischen Republik "," Generalsekretär "usw.

8- Andere Daten

Am Ende des Schreibens und nach der Unterschrift kann, falls erforderlich, eine Erläuterung der Anhänge oder der Namen der Personen, die eine Kopie des Schreibens erhalten (mit der Abkürzung "Cc" gekennzeichnet), aufgenommen werden.

Darunter und endlich können die Initialen der Person, die den Brief diktiert hat, dh des eigentlichen Absenders (in Großbuchstaben) und desjenigen, der sie (in Kleinbuchstaben) transkribiert hat, wie dargestellt eingefügt werden: ABC / def.

Da es sich um einen Brief handelt, der zuvor gedacht wurde, wird die Verwendung von Postscripts nicht empfohlen.

9- Der Umschlag

Jeder formelle Brief muss innerhalb eines Umschlags verschickt werden, auch wenn der Absender und der Empfänger sich im selben Gebäude befinden (zum Beispiel eine Kommunikation zwischen Abteilungen derselben Institution).

Der Umschlag muss eine Größe haben, die dem entspricht, was er enthält, damit er nicht zu sperrig wird. Der Brief sollte so wenig wie möglich gefaltet werden (maximal 2 bis 4 Mal), da ein fast intaktes Papier mit zu vielen Falten viel eleganter ist.

Der Name und die Daten des Empfängers werden immer auf der Vorderseite des Umschlags und seiner Mitte platziert. Der Name und die Daten des Absenders können auf der Rückseite und Klappe des Umschlags oder auf der Vorderseite, der Oberseite und der linken Seite des Umschlags sein.

Der obere rechte Quadrant der Vorderseite des Umschlags ist immer für Briefmarken oder Briefmarken reserviert.

Es muss sorgfältig aber sicher geschlossen werden, um die Unverletzlichkeit des Inhalts zu gewährleisten. In einigen Fällen sehr zeremoniell oder elegant, kann es mit einem Siegellack versiegelt werden.

10- Die Antwort

Jeder formelle Brief muss eine Antwort haben. Es muss schnell und prägnant sein und die gleichen Umrisse des eingegangenen formellen Schreibens beibehalten.

Ein förmlicher Brief ohne Antwort wird als respektloser und unhöflicher Akt des Empfängers angesehen, der die dem Ziel, das ursprünglich verfolgt wurde, völlig entgegengesetzte Wirkung haben könnte.

Referenzen

1. Formaler Brief Von es.wikipedia.org abgerufen
2. 10 Merkmale eines formellen und informellen Briefes. Zurückgewonnen von caracter.co
3. Der Brief und seine Elemente. Wiederhergestellt von portaleducativo.net
4. Merkmale eines formellen Briefes. Von clubensayos.com wiederhergestellt
5. Merkmal und Funktion der formalen Briefe. Von estudiaraprender.com abgerufen