Die 12 wichtigsten Office-Funktionen dominieren

Die Bürofunktionen, die dominieren sie sind die administrativen Tätigkeiten, die das Personal eines Unternehmens, einer Organisation oder einer Einrichtung durchführt und die für den Betrieb derselben erforderlich sind. Wenn sie effizient durchgeführt werden, werden die Ergebnisse viel besser sein, als wenn sie schlecht gemacht werden.

Diese Arbeit hat normalerweise einen regelmäßigen Zeitplan von Montag bis Freitag, der um 8 oder 9 Uhr beginnt. und es dauert bis 4 oder 5 Uhr, obwohl dies je nach Ländern oder Regionen variiert.

Die meisten Büroarbeiten erfordern grundlegende Fähigkeiten wie: fließende mündliche Kommunikation, Schreib- und Dateikenntnisse sowie einige Erfahrungen mit Bürogeräten wie Computern, Fotokopierern usw.

Abhängig von der Ebene der Position oder Verantwortung, die angenommen wird, erfordert es eine Person, eine technische, Universitäts- oder vierte Ebene Ausbildung zu haben.

Die 10 Hauptfunktionen des Büros dominieren

1- Planung

Dies ist die erste und wichtigste Aufgabe, da darin definiert wird, wie organisatorische Methoden und Strukturen zum Geschäftsplan beitragen können.

Es gibt technologische Hilfsmittel, die helfen, diese Methoden in Aufgaben umzusetzen, die zwischen Teammitgliedern verteilt sind, aber nur eine gute Planung kann garantieren, dass alles zum Geschäftsziel beiträgt.

Für die allgemeine Planung sind innerhalb des Unternehmens eine klare Geschäftsvision und eine bestimmte Hierarchieebene erforderlich, aber jedes Teammitglied muss seine Arbeit so planen, dass es die festgelegten Ziele und Fristen einhalten kann.

2- Transkription und / oder Schreiben von Berichten

Eine Aufgabe, die täglich die Zeit der Arbeit in einem Büro einnimmt, ist das Schreiben von Berichten, die ihre Funktionen unterstützen oder detailliert darstellen oder die dazu dienen, die Details (Hintergrund, Fortschritt, Ergebnisse, Profis und Nachteile, usw.) eines bestimmten Projekts.

Diese Schriften dienen auch als eine Aufzeichnung der Tätigkeit der Organisation, zu der das Büro gehört, für zukünftige Audits oder Überprüfungen.

3- Besuchen Sie Meetings

Sie sind Treffen zwischen den Mitgliedern eines Arbeitsteams, in denen Ideen über die aktuellen Projekte ausgetauscht, neue Vorschläge präsentiert, Präsentationen, Berichte oder Berichte geteilt werden.

In der Regel haben sie das Ziel, alle Anwesenden auf ein gemeinsames Ziel auszurichten und ihnen Rollen, Aufgaben und Termine zuzuweisen. Sie dienen auch zur Lösung von Problemen, die bei der Ausführung von Aufgaben aufgetreten sein können.

Sie neigen dazu, eine Frequenz, Dauer und sehr definierte Dynamik zu haben. Auch was in ihnen diskutiert wird, wird normalerweise in Minuten oder Minuten für die Archivierung aufgezeichnet.

4- Planen Sie Besprechungen

Es geht darum, die Tagesordnung aller Menschen zu koordinieren, die in einer Sitzung so zusammentreffen sollten, dass sie an einem bestimmten Ort und zu einer bestimmten Zeit zusammentreffen können.

Es ist eine Aufgabe, die überwältigend sein kann, also kann es eine gute Idee sein, sich auf Technologie zu verlassen. Es gibt Anwendungen wie ScheduleOnce, mit denen Sie Besprechungen automatisch planen können, sodass die Gäste die verfügbaren Daten sehen und einen für sie geeigneten Zeitplan auswählen können.

5- Überprüfen Sie die Unternehmens-E-Mail

Es ist eine Aufgabe, die lange dauern kann. Ein 2016 veröffentlichter Adobe-Bericht, der sich aus einer selbst durchgeführten Umfrage unter mehr als tausend Mitarbeitern ergab, zeigt, dass wir durchschnittlich 20,5 Stunden pro Woche verbringen und unsere Arbeits-E-Mails überprüfen.

Das Sortieren, Lesen und Beantworten von E-Mails ist eine sehr häufige Form der Kommunikation und ermöglicht den Austausch von Dateien und Impressionen im Zusammenhang mit jedem Projekt oder Organisationsprozess.

Obwohl Unternehmen ständig nach Möglichkeiten suchen, E-Mails effizienter zu verwalten, gibt es auch Anwendungen wie die Smart Labels von Google Mail.

Eine andere Möglichkeit, diese Aufgabe zu beschleunigen, ist die Einbindung von Standard-E-Mail-Vorlagen oder Texten, die mit minimalen Änderungen an verschiedene Empfänger und zu unterschiedlichen Zeiten gesendet werden können.

6- Finanzmanagement

Bei dieser Aufgabe muss gewährleistet sein, dass das Geld seinen Lebenszyklus beim An- und Verkauf von Produkten und Dienstleistungen erfüllt; dass alle Rechnungen gesendet, registriert, bezahlt und gesendet werden. Natürlich gibt es Büros, denen sie sich widmen.

Zu dieser Tätigkeit gehört auch, dass die Rechnungsführung und die Rechtsdokumente so aktualisiert werden, dass keine Probleme mit dem Rechtsrahmen bestehen, der die betreffende Organisation betrifft.

7 - Logistik

Diese Funktion garantiert, dass alle Waren, die mit der Arbeit des Unternehmens verbunden sind, von und zu den Lagerhäusern und Kunden transportiert werden. Dazu gehört auch die Verbindung mit Lieferanten, um Rohstoffe für die Herstellung neuer Produkte zu erhalten.

Ziel dieser Funktion ist es, sicherzustellen, dass das Unternehmen über alles verfügt, was notwendig ist, um die Produktion der Waren oder Dienstleistungen, die es vermarktet, in Bewegung zu halten.

8- Achtung!

In einem Büro ist es auch notwendig, das Telefon zu beantworten, da es ein Mittel ist, mit Kunden, Lieferanten und zwischen Kollegen zu kommunizieren.

Obwohl es eine einfache Aufgabe zu sein scheint, erfordert es ein bestimmtes Protokoll, da es die Stimme sein kann, die jemand außerhalb des Unternehmens mit dem Bild davon assoziiert.Daher ist es wichtig, dass die Regeln der Höflichkeit respektiert werden, ein institutioneller Ton beibehalten wird, die Lautstärke der Stimme und das verwendete Vokabular moderiert werden.

Eine andere wichtige Tatsache, die manchmal übersehen wird, wenn diese Funktion ausgeführt wird, besteht darin, so viele Daten wie möglich von der Person auf der anderen Seite des Telefons aufzuschreiben; Dies wird die Kontaktdatenbank des Unternehmens füttern und Ihnen ermöglichen, die während des Telefongesprächs besprochene Angelegenheit richtig zu verfolgen.

9- Organisation von Archiven

Die meisten Aufgaben, die in einem Büro ausgeführt werden, generieren ein Dokument: Rechnungen, Notizen, Minuten, Minuten, Verkaufsberichte usw.

In digitaler Form oder auf Papier ist es eine Menge von Informationen, die erfordern, dass jemand für die Katalogisierung, Archivierung und Sicherung seiner Bedeutung für das Unternehmen verantwortlich ist.

Gerade dieser letzte Punkt, der Schutz von Informationen, ist für viele Organisationen ein Problem, so dass immer mehr Tools, Protokolle und Verfahren entstehen, die Sicherheit bei der Archivierung und Übertragung von Informationen bieten. sensible Daten in einer Organisation.

In einigen Fällen werden externe Festplatten verwendet, in anderen gibt es spezielle Server für diese Fälle oder Speicherplattformen in der "Cloud" wie Microsoft OneDrive, Google Drive oder Apple iCloud.

10- Verteilung der Post des Unternehmens

Eine Aufgabe, die, obwohl sie keine sehr hohe akademische Ausbildung erfordert, eine gute Organisation, Verantwortung und ein Gefühl der Dringlichkeit erfordert, ist die Verteilung der Korrespondenz innerhalb des Büros.

Eine Skizze eines Entwurfs, die Kreditkarte, die die Bank sendet, die Rechnungen eines Lieferanten oder der Antwortbrief einer Regierungsstelle sind einige der Dokumente, auf die jeder Mitarbeiter warten kann und von denen viele andere Prozesse abhängen können. von der Firma.

11- Kundenservice

Diese Funktion besteht darin, Kunden mit Zweifeln oder Beschwerden über die von der Firma angebotenen Produkte oder Dienstleistungen physisch zu betreuen.

12- Drucken und Kopieren von Dokumenten

Es besteht aus dem Ausdruck der Dokumente, die physisch gespeichert werden müssen, oder Kopien derjenigen, die in zweifacher Ausfertigung aufbewahrt oder an die Mitarbeiter des Unternehmens geliefert werden müssen.

Referenzen

1. Audra Bianca (s / f). Office-Organisation und Planung Tipps. Von: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 Office-Aufgaben, die Sie automatisieren können und sollten. Von: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Wie viele Stunden deines Lebens hast du auf Arbeits-E-Mails verbracht? Probieren Sie unseren deprimierenden Rechner aus. Von: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Liste der Jobs, die in einem Büro arbeiten. Von: work.chron.com.
5. Was macht eine Büroassistentin? Von lernen.org.
6. Was genau machen Leute in Bürojobs? Von: reddit.com.