Die 7 Funktionen eines Hauptverwaltungsassistenten

Die Funktionen eines Verwaltungsassistenten sie sind Aufgaben der Unterstützung und Begleitung der normalen Aktivitäten, die ein Unternehmen entwickelt. Daher sind sie für einen effizienten Betrieb von grundlegender Bedeutung.

Diese Aktivitäten sind in der Regel abhängig vom Geschäftsbereich des Unternehmens, in dem sie tätig sind. Zum Beispiel haben die Teilnehmer in spezialisierten Büros wie Anwaltskanzleien normalerweise eine spezifische Ausbildung für die Durchführung bestimmter Aktivitäten.

Es gibt jedoch gemeinsame Funktionen in allen Bereichen, die sich normalerweise um die Verteilung und Verwaltung von Informationen im Büro drehen. Dies beinhaltet die Verwaltung von Dokumenten, Archiven und die Organisation von Veranstaltungen.

Aber diese Aktivitäten können viel breiter werden. Manchmal müssen sich Verwaltungsassistenten auch mit der Verarbeitung von Buchhaltungsinformationen befassen und sogar den Betrieb der technologischen Ressourcen des Unternehmens gewährleisten.

Die 7 Hauptfunktionen eines administrativen Assistenten

1- Dokumentenverwaltung

Eine der Hauptfunktionen eines Verwaltungsassistenten besteht darin, den Mitgliedern des Büros bei der Verwaltung von Dokumenten und Dateien zu helfen.

Normalerweise bezieht sich diese Aufgabe auf die Speicherung, Organisation und Verwaltung von Dateien.

In bestimmten Fällen kann es jedoch auch erforderlich sein, Dokumente zu schreiben, zu bearbeiten und zu überprüfen.

In manchen Unternehmen werden sie sogar aufgefordert, Diktate zu diktieren und die Protokolle der Besprechungen aufzuzeichnen.

In einigen Fällen, zum Beispiel im Zusammenhang mit einer Anwaltskanzlei, ist eine spezialisierte Ausbildung erforderlich, um diese Funktionen zu erfüllen: Die Verwaltungsassistentin muss die Terminologie und die rechtlichen Verfahren verstehen.

Andererseits brauchen Verwaltungsassistenten, die auf dem Gebiet der Medizin arbeiten, unterschiedliche Kenntnisse. Sie müssen über die notwendige Ausbildung für den Umgang mit Patienten und das Lesen von medizinischen Berichten verfügen.

2- Event Planung

Für die Planung von Büroveranstaltungen sind in der Regel auch die Verwaltungsassistenten zuständig. Die Größe dieser Verantwortung kann je nach Größe des Unternehmens variieren.

Eine Veranstaltung kann einfach ein Meeting oder ein Business-Lunch sein, aber es kann auch ein Kongress oder eine größere Geschäftsfeier sein.

In jedem Fall muss der Assistent alle mit dem Ereignis verbundenen Kriterien verwalten.

Dazu gehört es, Lieferanten zu kontaktieren, Reservierungen vorzunehmen, Menüs und Dekoration auszuwählen. Es beinhaltet aber auch die Kontaktaufnahme, Einladung und Bestätigung der Teilnehmer, Redner und Redner, falls dies notwendig ist.

3- Persönliche Aufmerksamkeit für Benutzer und Besucher

Die Aufmerksamkeit für Benutzer ist normalerweise eine der häufigsten Aufgaben für Verwaltungsassistenten. Das Publikum, auf das die Aufmerksamkeit gerichtet ist, hängt immer von der Größe des Unternehmens und seiner Geschäftsausrichtung ab.

Bei kleinen Unternehmen, die direkt der Öffentlichkeit dienen, ist es möglich, dass der Verwaltungsassistent die Kunden erhält.

Wenn dies geschieht, zielt ihre Arbeit darauf ab, sie während ihres Durchzugs durch die Einrichtungen des Unternehmens zu führen und zu unterstützen.

In größeren Unternehmen muss die Verwaltungsassistentin anderen Besuchern als Partner oder große Anbieter angehören.

In diesem Fall besteht ihre Aufgabe darin, sie bei der Erfüllung ihrer Agenda und Treffen mit dem Management oder anderen Bereichen des Unternehmens zu unterstützen.

4- Telefonische und virtuelle Hilfe

Telefon und virtuelle Aufmerksamkeit sind in der Kategorie Benutzerhilfe enthalten. Bei telefonischer Hilfe ist die Orientierung von Kunden und Partnern sowie die Organisation und Verwaltung von Tagesordnungen eingeschlossen.

Wenn es um virtuelle Aufmerksamkeit geht, hängen die Aufgaben von den Kanälen ab, die das Unternehmen für den Kundendienst oder das Informationsmanagement bereitstellt.

In manchen Fällen geht es darum, die E-Mails zu verwalten, Nachrichten zu beantworten, weiterzuleiten oder zu archivieren.

In anderen Fällen, wenn die virtuellen Kommunikationskanäle vielfältiger sind, können andere Aufgaben einbezogen werden, wie etwa die Aufmerksamkeit für die Öffentlichkeit durch Chat-Systeme oder sogar die Beantwortung von Fragen über die sozialen Netzwerke des Unternehmens.

In großen Unternehmen ist es üblich, dass sich Personal speziell auf die Aufmerksamkeit dieser Kommunikationskanäle konzentriert. Wenn Unternehmen klein sind, wird diese Aufgabe in der Regel administrativen Assistenten überlassen.

5- Verwaltung von Tagesordnungen

Die Verwaltung von Tagesordnungen ist in der Regel eine der wichtigsten Aufgaben von Verwaltungsassistenten.

Zu dieser Verantwortung gehört es, Anfragen zu Terminen und Besprechungen per Telefon, persönlich oder online entgegenzunehmen und nach festgelegten Kriterien in der Agenda zu organisieren.

Es beinhaltet auch die Planung von Meetings innerhalb und außerhalb des Unternehmens, Arbeitsessen und Geschäftsreisen.

In diesen Fällen ist es auch Aufgabe des Assistenten, Flüge, Hotels, Restaurants oder Tagungsräume nach Bedarf zu buchen.

6- Buchhaltung

Manchmal sind Verwaltungsassistenten für die Überwachung und Erfassung von Ausgaben innerhalb des Unternehmens verantwortlich.Diese Aufgaben können einfach sein, z. B. die Erfassung bestimmter Ausgaben in einer Tabelle.

In einigen Fällen wird der Assistent gebeten, sich für die Entwicklung komplexerer Aufgaben zu schulen. Ihre Verantwortlichkeiten können beispielsweise die Vorlage von Buchhaltungsberichten an das Management umfassen.

Normalerweise hängt das von der Größe des Unternehmens ab. Ein großes Unternehmen hat normalerweise mehr spezialisierte Rollen; In diesen werden die Buchhaltungsinformationen von einer für diesen Zweck eingestellten Person verwaltet.

Eine der grundlegenden Fähigkeiten für jeden administrativen Assistenten ist jedoch die Domäne der Office-Buchhaltungssoftware wie Microsoft Excel.

7 - Technologisches Management

Die Verwaltung der technologischen Ressourcen gehört ebenfalls zu den Aufgaben der Verwaltungsassistenten. In diesem Sinne ist es seine Verantwortung sicherzustellen, dass alle notwendigen Werkzeuge für den Betrieb des Unternehmens gut funktionieren.

Dies umfasst unter anderem das Erstellen von Sicherungskopien der in der Computerausrüstung enthaltenen Informationen und des Antivirus-Updates.

Auf der anderen Seite beinhaltet es die Verwaltung von Geräten wie Projektoren und Laptops.

Es beinhaltet auch die Überprüfung und Wartung der notwendigen Ausrüstung für die normale Entwicklung der Aktivitäten, die in ihrer Verantwortung liegen.

Dies bedeutet nicht, dass der Verwaltungsmitarbeiter über technische Kenntnisse verfügen sollte. Seine Arbeit besteht insbesondere in der Einstellung von technischem Personal, das die Wartung der Ausrüstung regelmäßig durchführt, um Rückschläge zu vermeiden.

Referenzen

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